Geburtstage als Angebot: Formate, Dauer, Preis und Absprachen

Ein Kindergeburtstag ist für viele Eltern ein Nachmittag mit acht aufgeregten Kindern, einem Kuchen und der Frage, was man drei Stunden lang mit ihnen macht. Wer ihnen diese Frage abnimmt, hat ein Angebot, das sich rund ums Jahr verkauft, unabhängig von Schulferien und Semestern. Für dich als Anbieter ist es eine Möglichkeit, Räume und Material an Wochenenden zu nutzen und Familien kennenzulernen, die später ein Camp oder einen Kurs suchen. Dieser Artikel zeigt, wie du ein Geburtstagsangebot aufbaust, das Eltern verstehen und buchen.

Vier Formate

Die meisten Geburtstagsangebote lassen sich einem von vier Formaten zuordnen. Entscheide dich für eines und benenne es klar:

• Location: Du stellst den Raum, etwa die Kletterhalle, die Werkstatt, den Hof, und die Familie bringt Programm und Verpflegung selbst mit. Wenig Aufwand für dich, tieferer Preis.
• Animation: Du stellst Raum und Programm, eine Person führt durch den Nachmittag, die Familie kümmert sich um Kuchen und Geschenke. Das häufigste Format.
• Workshop: Die Kinder machen etwas, das sie mitnehmen: töpfern, backen, ein Roboter, ein Comic. Materialintensiv, aber mit einem Ergebnis, das Eltern und Kinder schätzen.
• Mobil: Du kommst zur Familie oder an einen Ort ihrer Wahl, mit Material im Auto. Kein Raum nötig, dafür Anfahrt und Aufbau.

Ein Angebot kann zwei Formate kombinieren, etwa Animation mit Workshop. Wichtig ist, dass Eltern auf einen Blick sehen, was sie bekommen und was sie selbst organisieren.

Kinderzahl und Alter

Nenne eine Mindest- und eine Höchstzahl und das Alter, für das dein Programm passt. «8 bis 12 Kinder, 6 bis 10 Jahre» ist eine Angabe, mit der Eltern die Gästeliste abgleichen. Sag auch, ob das Geburtstagskind mitzählt und ob Eltern anwesend sein müssen oder dürfen. Bei jüngeren Kindern erwarten viele Eltern, dass sie bleiben können. Bei älteren wollen sie oft gehen.

Dauer und Ablauf

Zwei bis drei Stunden sind für die meisten Formate ein sinnvoller Rahmen. Beschreibe den Ablauf in wenigen Zeilen: Ankommen, Programm, Pause mit Kuchen, Abschluss, Abholen. Eltern wollen wissen, ob die Kuchenpause im Programm eingeplant ist oder ob sie sie selbst einbauen müssen. Sag auch, ab wann der Raum zum Vorbereiten offen ist und bis wann er geräumt sein muss.

Was inbegriffen ist

Die meisten Missverständnisse entstehen hier. Schreib eine Liste mit dem, was drin ist, und eine mit dem, was nicht drin ist:

• Inbegriffen: Raum, Betreuungsperson, Material, Getränke, Einladungskarte zum Ausdrucken
• Nicht inbegriffen: Kuchen, Dekoration, Geschenke, Fotos

Wenn du Kuchen oder Verpflegung anbieten kannst, nenne es als Option mit eigenem Preis. Was in der Liste steht, wird selten diskutiert. Was fehlt, wird am Nachmittag selbst zum Thema.

Preis als Methode

Ein Geburtstag wird meist als Pauschale verkauft: ein Preis für die Gruppe bis zur Höchstzahl, allenfalls ein Aufpreis pro zusätzliches Kind. Die Pauschale leitest du her, nicht aus dem, was andere verlangen, sondern aus deinen Kosten: Stunden der Betreuungsperson inklusive Vorbereitung und Aufräumen, Raum anteilig, Material pro Kind, Getränke, Versicherung, Anfahrt beim mobilen Format. Dazu ein Zuschlag für deine Organisation und für Absagen. Rechne mit der Mindestzahl, nicht mit der Höchstzahl, damit ein kleiner Geburtstag nicht zum Verlust wird. Wie diese Rechnung im Detail geht, zeigt der Ratgeber zu Preisen in der Übersicht der Ratgeber für Anbieter.

Absprachen mit Eltern

Ein Geburtstag ist eine Verabredung zwischen dir und einer Familie, und sie braucht ein paar feste Punkte, am einfachsten in einer Bestätigungsmail:

1. Datum, Uhrzeit, Ort, Anzahl Kinder, Alter
2. Name des Geburtstagskindes und Kontaktnummer der Eltern für den Nachmittag
3. Allergien und Besonderheiten der Gäste, soweit die Familie sie kennt
4. Was die Familie mitbringt, was du stellst
5. Preis, Zahlung, Regel bei Absage oder Verschiebung
6. Ob Fotos gemacht werden und von wem

Zum letzten Punkt: Fotos der Gäste sind Sache der Familie, nicht deine. Wenn du Bilder für deine Ausschreibung willst, gelten dieselben Regeln wie überall, also schriftliche Einwilligung der Erziehungsberechtigten aller erkennbaren Kinder. Einfacher sind Bilder vom gedeckten Tisch, vom Material und vom Raum vor dem Fest. Die Richtlinien beschreiben, was auf feriolo.ch gilt.

Auf feriolo.ch eintragen

Geburtstagsangebote erscheinen auf feriolo.ch in der Liste ihrer Aktivität, etwa Klettern oder Töpfern, und über die Situation «Geburtstag feiern». Trag Format, Kinderzahl, Alter, Dauer, Preis, Inbegriffenes und deinen Anmeldelink ein. Eltern fragen direkt bei dir an. Nach dem Gratisjahr kostet ein Geburtstagsangebot einen Franken pro Monat.

Kurz-Checkliste

• Format benannt: Location, Animation, Workshop oder mobil.
• Kinderzahl als Spanne, Alter als Spanne.
• Dauer und Ablauf in wenigen Zeilen.
• Liste mit Inbegriffenem und Nicht-Inbegriffenem.
• Pauschale aus den Kosten hergeleitet, mit der Mindestzahl gerechnet.
• Bestätigungsmail mit den sechs Punkten.

Wenn dein Angebot steht: Trag es auf feriolo.ch ein.